Neben dem Artikel 8 der Richtlinien für Whistleblower gibt es weitere Gesetze, die Unternehmen dazu verpflichten, ein Hinweisgebersystem zu implementieren. Dazu gehören der § 52 Absatz 1 des Geldwäschegesetzes, der § 8 des Lieferkettengesetzes, der § 25a Absatz 1 Satz 6 Nummer 3 des Kreditwesensgesetzes und der § 23 Absatz 6 des Versicherungsaufsichtsgesetzes.

Die Hinweisgeberrichtlinie verlangt von privatwirtschaftlichen und staatlichen Unternehmen, die mehr als 250 Arbeitnehmer beschäftigen, sowie von Kommunen mit einer Einwohnerzahl von über 10.000 die Einrichtung eines Hinweisgebersystems. Für Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl ab 50 gilt eine ähnliche Regelung für ein internes Hinweisgebersystem. Besondere Vorschriften gelten für Unternehmen, die in den Bereichen Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung tätig sind, unabhängig von der Anzahl ihrer Mitarbeiter. Die Einhaltung dieser Bestimmungen ist von höchster Wichtigkeit, um die Transparenz und Integrität von Unternehmen zu gewährleisten und Missstände aufzudecken.

Whistleblowing umschreibt den Vorgang, bei dem eine Person innerhalb einer Organisation oder von außen auf Rechtsverstöße oder unmoralisches Verhalten hinweist. Der Hinweis kann an die betroffene Organisation, Behörden oder sogar an die Öffentlichkeit gerichtet sein. Der Hinweisgeber kann dabei entweder seine Identität offenbaren oder anonym bleiben.

Unser Hinweisgebersystem zeichnet sich durch maximale Sicherheit aus. Als Beweis dafür dient ein konkretes Beispiel: Durch die Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Vorgaben ermöglicht es unser digitales System Nutzern, anonyme Meldungen abzugeben und sich auf diesem Weg in einen anonymen Dialog mit dem Empfänger zu begeben. Wir setzen dabei auf ein Hinweisgebersystem, das bereits zahlreiche Zertifizierungen vorweisen kann und auch technisch gesehen den höchsten Anforderungen entspricht:

• Ein deutsches Rechenzentrum, das mit dem ISO/IEC 27001 Zertifikat ausgezeichnet wurde
• Ein Hinweisgebersystem, das ebenfalls das ISO/IEC 27001 Zertifikat trägt
• Ein Penetration-Test-Zertifikat für das Hinweisgebersystem
• Eine Datenschutzmanagement-Prüfung, die konform mit ISO/IEC 27701 ist

Eine Person, die über Rechtsverstöße oder unethisches Verhalten innerhalb einer Organisation Bescheid weiß, wird als Hinweisgeber oder Whistleblower bezeichnet. Diese Person kann in der Privatwirtschaft oder öffentlichen Stellen arbeiten und entscheidet sich dann, diese Informationen entweder den Verantwortlichen im Unternehmen oder der Öffentlichkeit bekannt zu machen, entweder namentlich oder anonym. Ein Whistleblower handelt aus moralischer Überzeugung und hat das Ziel, die Verantwortlichen zur Rechenschaft zu ziehen und die Öffentlichkeit über illegale oder unethische Praktiken zu informieren.

Unter dem Begriff "Hinweisgebersystem" werden sämtliche innerbetrieblichen Vorgaben zusammengefasst, die den Umgang mit Meldungen von Rechtsverstößen durch Informanten sowie die Konsequenzen für das Unternehmen und den Informanten betreffen. Die Implementierung eines solchen Systems wird für Firmen mit über 50 Mitarbeitern demnächst durch die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie zur Pflicht. Dieser gesetzliche Schritt soll sicherstellen, dass Verstöße gegen Gesetze und Regeln innerhalb der Unternehmen gemeldet werden und angemessen behandelt werden können.

Das Ziel der Hinweisgeberrichtlinie besteht darin, sowohl interne als auch externe Meldekanäle zu etablieren, um Hinweisgebern explizite Möglichkeiten zur Bekanntgabe von Verstößen zu bieten. Im Fokus steht dabei, die Hinweisgeber vor möglichen arbeitsrechtlichen Konsequenzen und Repressalien zu schützen. Es soll vermieden werden, dass Hinweisgeber, die einen Verstoß melden, gekündigt, herabgestuft, genötigt oder diskriminiert werden. In der Vergangenheit wurden Hinweisgeber, die interne Missstände und Verstöße in einem Unternehmen oder einer öffentlichen Behörde aufgedeckt haben, oft als Denunzianten stigmatisiert und mussten mit Benachteiligungen kämpfen.

Jedes Unternehmen hat die Freiheit, die Art und Weise zu wählen, wie es seine Meldekanäle einrichtet. Es stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, darunter ein digitales Hinweisgebersystem, eine E-Mailadresse, eine Telefonnummer, ein Briefkasten oder sogar ein persönliches Treffen. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, dass bei der konkreten Umsetzung die Anforderungen an Vertraulichkeit und Rückmeldung berücksichtigt werden. In der Praxis wird oft eine Kombination aus mehreren Meldekanälen verwendet, um sicherzustellen, dass alle potenziellen Hinweisgeber in der Lage sind, eine Meldung abzugeben.

Obwohl sich die EU-Whistleblower-Richtlinie nicht direkt auf private Unternehmen bezieht, können sie dennoch von ihr betroffen sein. Es besteht das Risiko von Rufschädigung und die Notwendigkeit, die Richtlinie korrekt auszulegen. Außerdem kann es passieren, dass Gerichte das Compliance-Management-System eines Unternehmens als unwirksam betrachten, falls es kein Whistleblower-System implementiert hat, das den Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie entspricht.

Jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, in welcher Form es seinen Meldekanäle einrichten will. Es bestehen daher im Hinblick auf die Ausgestaltung des Hinweisgebersystems einige Wahlfreiheiten. Um jedoch allen potenziellen Hinweisgebern die Möglichkeit zur Abgabe einer Meldung zu geben, sollten Sie verschiedene Meldekanäle miteinander kombinieren. Die Immerce Consulting GmbH nimmt die Hinweise über alle möglichen Meldekanäle entgegen (Digitales Hinweisgebersystem, Telefon, E-Mail, Post, persönliches Treffen), stellt Nachfragen und gewährleistet auf Wunsch die Anonymität des Hinweisgebers. Diese Lösung ist für alle Unternehmen vom Start-up bis zum international aufgestellten Konzern eine Option und gerade aus der Sicht der Praxis zu empfehlen.