Anforderungen an das Hinweisgebersystem

Digitales Hinweisgebersystem

Compliance mit dem HinSchG und LkSG

DSGVO-konform

Portraet Frank Muens

Wer ist zur Einrichtung eines Hinweisgebersystem verpflichtet?

Für Unternehmen, die juristische Personen des privaten oder öffentlichen Sektors sind und mindestens 50 Mitarbeiter beschäftigen, besteht die Pflicht, interne Meldekanäle einzurichten. Diese Maßnahme soll dazu beitragen, Missstände und mögliche Verstöße gegen Gesetze und ethische Standards frühzeitig zu erkennen und zu beheben. 

Damit eine effektive Umsetzung gewährleistet wird, gibt es zeitliche Vorgaben: Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern müssen die internen Meldekanäle bis zum 01.Juli 2023 etablieren, während Unternehmen ab 50 Mitarbeiter bis Dezember 2023 Zeit haben, diese umzusetzen. Diese Verpflichtung soll dazu beitragen, das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Integrität und Transparenz von Unternehmen zu stärken und somit langfristig deren Erfolg zu sichern.

Welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen muss das Hinweisgebersystem erfüllen?

Es ist unerlässlich, dass Informanten die Möglichkeit haben, ihre Berichte sowohl schriftlich als auch mündlich abzugeben. Bei Bedarf sollte auch ein persönliches Treffen zur Verfügung stehen, um eine umfassende und klare Darstellung des Vorfalls zu ermöglichen.

Fill out amico

Die Identität des Informanten muss streng vertraulich behandelt werden und bei Bedarf kann eine anonyme Meldung nach den geltenden nationalen Vorschriften erfolgen. Die Datenerhebung erfolgt gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und der Richtlinie (EU) 2016/680. Es ist von größter Bedeutung, dass alle Informationen im Rahmen dieser Vorschriften erhoben und gespeichert werden, um den Schutz der Privatsphäre sowie der persönlichen Daten zu gewährleisten.

Die Person, die mit der Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen betraut ist, muss unparteiisch handeln. Es ist wichtig, dass enge Fristen für die Eingangsbestätigung, Rückmeldung und das Ergebnis der Untersuchung eingehalten werden. Die Dokumentation von Meldungen muss so erfolgen, dass sie als Beweismittel in einem Verfahren verwendet werden können. Besondere Anforderungen gelten für mündliche Meldungen, die der Zustimmung und Bestätigung des Hinweisgebers bedürfen. 

Es ist von großer Bedeutung, dass Hinweisgeber umfassend über die Verwendung der internen Meldekanäle informiert werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Unabhängingkeit des internen Meldestellenbeauftragten

Im täglichen Betrieb des internen Hinweisgebersystems stellt die gesetzlich vorgeschriebene Unabhängigkeit der Meldestelle eine relevante Anforderung dar. Diese Meldestelle, also die Person(en), die über das interne Hinweisgebersystem Hinweise entgegennehmen, muss unabhängig sein, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass betroffene Unternehmen die folgenden Anforderungen an ihre Meldestelle erfüllen:

  • Unabhängigkeit muss gewährleistet sein, um Interessenskonflikte zu vermeiden.
  • Darüber hinaus ist es Sache der Unternehmen, sicherzustellen, dass die benannte Person über ausreichende Fachkenntnisse verfügt. Hierbei können Schulungen oder Weiterbildungen für Mitarbeiter von Vorteil sein.
  • Um sicherzustellen, dass nur die zuständigen Personen auf die eingehenden Meldungen Zugriff haben (und möglicherweise unterstützende Personen), sollten Meldekanäle gemäß dem "need to know"-Prinzip gestaltet werden.

Durch die Beauftragung von Hinweisgeberexperten für den Betrieb des Hinweisgebersystems können Unternehmen sicherstellen, dass sie alle Anforderungen erfüllen. Unsere Experten verfügen über umfangreiches Fachwissen und sind daher in der Lage, alle Aufgaben im Zusammenhang mit dem Betrieb des Systems effektiv zu erfüllen.

Diese Expertise gewährleistet, dass Unternehmen in der Lage sind, Hinweise von Mitarbeitern effektiv zu sammeln und zu bearbeiten, um mögliche Geschäftsrisiken zu minimieren. Unternehmen können sich auf die Kompetenz unserer Experten verlassen, um ein effektives Hinweisgeberprogramm zu implementieren und aufrechtzuerhalten.

Referenzen - Auszug unserer Kunden:


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