Unser Hinweisgebersystem für Ihre Compliance im Unternehmen.

Eine Richtlinie ist ein bindender Rechtsakt, der ein gemeinsames Ziel für alle Mitgliedsländer der Europäischen Union vorgibt. Die Umsetzung dieses Ziels obliegt jedoch den einzelnen Ländern, die eigene Gesetze erlassen müssen, um die Vorgaben umzusetzen. Ein konkretes Beispiel hierfür ist die EU-Richtlinie bezüglich Hinweisgeberschutz, welche Unternehmer gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie dazu verpflichtet, Meldekanäle für Whistleblower einzuführen und geeignete Maßnahmen zur Verfolgung eingehender Hinweise zu ergreifen. Digitale Lösungen haben sich in der Praxis als effektive Hinweisgebersysteme bewährt.

Es ist für Arbeitgeber gesetzlich vorgeschrieben, ein Hinweisgebersystem einzuführen. Doch es bietet nicht nur eine reine Pflichterfüllung, sondern bringt auch Vorteile für den Alltag im Unternehmen mit sich.

Ein gut organisiertes Hinweisgebersystem kann dazu beitragen, dass die eigenen Beschäftigen geschützt werden. Denn dadurch steigt die Bereitschaft, sensible Hinweise abzugeben, während die Angst vor Repressalien abnimmt. Besonders vorteilhaft ist es, wenn ein unabhängiger Dienstleister das System zur Verfügung stellt und betreibt.

Sobald das Hinweisgebersystem eingerichtet ist, können durch Vorbeugen bei gehäuften Auffälligkeiten Kosten gesenkt werden. Das Potential steigt durch die schnellen Reaktionsmöglichkeiten des Arbeitgebers nach dem Eingang eines Hinweises und die dadurch resultierende effiziente Aufklärungsmöglichkeit.

Unternehmen können mit einem gut organisierten Hinweisgebersystem letztlich Risiken minimieren. Frühzeitiges Wissen und die Sensibilisierung von Fehlverhalten senken finanzielle Risiken, Haftungsrisiken und Reputationsrisiken.

Wir möchten Ihnen ein effektives Hinweisgebersystem ans Herz legen, welches sämtliche Meldewege bereithält. Hierbei empfehlen wir nicht nur eine telefonische Hotline sowie die Möglichkeit eines persönlichen Treffens, sondern auch einen anonymen, digitalen Kanal zur Meldung von Vorfällen. Nur durch die Kombination verschiedener Meldewege können wir sicherstellen, dass alle potentiellen Hinweisgeber die Möglichkeit haben, Vorfälle zu melden. Wir sind davon überzeugt, dass ein solches System die Sicherheit und Integrität Ihres Unternehmens maßgeblich stärken wird.

Das frisch verabschiedete Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern bietet eine vielversprechende Möglichkeit, um eine konzernweite Lösung zu implementieren. Hierbei handelt es sich um die Errichtung eines zentralen Hinweisgebersystems, welches für alle Tochter- und Konzerngesellschaften zugänglich ist.

Diese Lösungsmöglichkeit wurde vom Rechtsausschuss während des gesamten Gesetzgebungsverfahrens ausdrücklich befürwortet (siehe Beschlussempfehlung HinSchG, S. 56). Mit der Einführung eines Konzernsystems können einzelne Konzerngesellschaften, die üblicherweise nicht über eine eigene Compliance-Funktion oder gar eine Compliance-Abteilung verfügen, ihre interne Meldestelle an ein Konzernunternehmen auslagern.

Eine zentrale Meldestelle auf Konzernebene kann nur dann effektiv sein, wenn sie unabhängig ist und die Vertraulichkeitspflichten wahrt. Es darf auch keine Hürden für den Hinweisgeber geben, insbesondere keine sprachlichen Barrieren. Daher sollte ein Hinweis in der jeweiligen Arbeitssprache der Einzelgesellschaft abgegeben werden können. Der deutsche Gesetzgeber vergleicht die zentrale Meldestelle mit dem Outsourcing an eine externe Kanzlei, da beide als Dritte im Sinne der EU-Whistleblowing-Richtlinie gelten. Trotzdem bleibt die Verantwortung für die Untersuchung, Behebung und Bestrafung von gemeldeten Vorfällen bei jeder Konzerngesellschaft.

Die unterschiedlichen nationalen Regelungen innerhalb Europas stellen Unternehmen mit grenzüberschreitender Tätigkeit vor eine große Herausforderung. Insbesondere die Implementierung einer zentralen Compliance-Funktion gestaltet sich schwierig, da einige Länder eine separate Meldestelle für jede Konzerngesellschaft fordern. Diese Heterogenität bedeutet, dass Unternehmen sich auf ein komplexes Regelwerk einstellen müssen, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Obwohl die EU-Whistleblower-Richtlinie Unternehmen nicht dazu zwingt, auch Hinweise von Personen außerhalb des Unternehmens zu akzeptieren, empfehlen wir dringend, dies im Hinblick auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz zu tun. Letzteres sieht nämlich vor, dass ein Beschwerdeverfahren eingerichtet werden muss, und es ist daher sinnvoll, ein Hinweisgebersystem zu schaffen, das auch für Externe zugänglich ist.

Wir empfehlen Ihnen daher, Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass Hinweise von allen Parteien ernst genommen werden und dass die notwendigen Schritte unternommen werden, um die Integrität Ihrer Organisation zu wahren.

Eine externe Meldestelle ist eine Institution außerhalb der betroffenen Organisation, die es Hinweisgebern ermöglicht, Fehlverhalten und Missstände mündlich oder schriftlich zu melden. Dies kann entweder an eine externe Behörde oder an die Öffentlichkeit gerichtet sein. Die Funktion einer solchen Stelle besteht darin, eine vertrauliche und sichere Umgebung zu schaffen, in der Whistleblower ihre Bedenken ohne Konsequenzen ausdrücken können. Es ist ein wichtiger Schritt zur Förderung der Integrität und Transparenz von Unternehmen und Institutionen, da es dazu beiträgt, Missstände und Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften aufzudecken und zu beheben.

Ein Hinweisgeber oder Whistleblower ist eine Person, die auf Rechtsverstöße oder unethisches Verhalten innerhalb einer Organisation – sei es ein Unternehmen der Privatwirtschaft oder eine öffentliche Stelle – aufmerksam wird und beschließt, dies entweder den Verantwortlichen im Unternehmen oder der Öffentlichkeit bekannt zu machen, entweder unter Klarnamen oder anonym. Diese mutigen Individuen sind oft diejenigen, die Missstände aufdecken und dazu beitragen, eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit zu fördern.

Bis zum 02.07.2023 müssen alle Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von mehr als 249 ein Hinweisgebersystem implementiert haben. Für Unternehmen, deren Mitarbeiterzahl zwischen 50 und 249 liegt, ist eine Umsetzung bis zum Dezember 2023 vorgesehen. Es handelt sich hierbei um eine gesetzliche Vorgabe, die Unternehmen dazu verpflichtet, geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen.

Die Einführung eines Hinweisgebersystems ist ein wichtiger Schritt, um die Integrität und Transparenz innerhalb eines Unternehmens zu sichern und Missstände aufzudecken. Die Umsetzung dieser Vorgabe erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung, die sich an den individuellen Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens orientieren muss. Es ist wichtig, dass Unternehmen diese Fristen einhalten, um möglichen Sanktionen vorzubeugen.

Durch den Einsatz von Hinweisgebersystemen haben Whistleblower und andere Hinweisgebende die Möglichkeit, anonyme Meldungen über beobachtete Missstände oder Regelverstöße abzugeben, ohne dabei negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Dabei können Beschäftigte, Lieferanten oder einfache Bürgerinnen und Bürger von dieser Option Gebrauch machen. Egal wer sich für eine Meldung entscheidet, es besteht keine Gefahr von Kündigungen, Diskriminierung am Arbeitsplatz, Einschüchterung oder einer Versetzung.

Die verschiedenen Meldekanäle der Hinweisgebersysteme bieten den Hinweisgebenden eine breite Auswahl an Möglichkeiten, um ihre Meldungen abzugeben. Dabei reichen die Kanäle von traditionellen Briefkästen über sprachbasierte Systeme wie Telefonhotlines bis hin zu digitalen Hinweisgebersystemen oder Kombinationen aus verschiedenen Kanälen, die eine sichere Kommunikation von Missständen ermöglichen. Interne oder externe Ombudsleute können ebenfalls als Meldekanal genutzt werden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz schreibt die Etablierung eines speziellen Hinweisgebersystems bzw. einer "Meldestelle" vor. Neben dieser Vorgabe gibt es auch weitere rechtliche Verpflichtungen, die ein solches System erforderlich machen. So fordern beispielsweise Art. 8 der Whistleblower Richtlinien sowie § 52 Abs. 1 des Geldwäschegesetzes, § 8 des Lieferkettengesetzes, § 25a Abs. 1 Satz 6 Nr. 3 des Kreditwesensgesetzes und § 23 Abs. 6 des Versicherungsaufsichtsgesetzes die Einrichtung eines Hinweisgebersystems. Diese Regelungen sollen sicherstellen, dass mögliche Missstände in Unternehmen und Organisationen schnell erkannt und behoben werden können, insbesondere im Hinblick auf Korruption, Geldwäsche und andere Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen.

Nach Abschluss des Verfahrens muss die Dokumentation der Meldung innerhalb von drei Jahren gelöscht werden, wie es § 11 Abs. 5 HinSchG vorsieht. Diese Frist soll eine Übereinstimmung mit der zivilrechtlichen Verjährungsfrist schaffen. Allerdings bleibt die Frage offen, wie die siebenjährige Aufbewahrungsfrist des Meldeverfahrens nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz mit der dreijährigen Frist nach dem HinSchG in Einklang zu bringen ist. Unternehmen sind daher angehalten, ein strenges Löschungskonzept zu erarbeiten und einzuhalten, um Konflikte zu vermeiden.

Whistleblowing beschreibt das Aufdecken von Rechtsverletzungen oder unmoralischen Praktiken innerhalb einer Organisation durch eine Person innerhalb der Organisation oder einen unabhängigen Dritten, auch bekannt als Whistleblower oder Informant. Der Informant kann seine Bedenken direkt an die betreffende Organisation, Behörden oder die Öffentlichkeit weitergeben. Die Entscheidung, ob der Informant seine Identität preisgeben oder anonym bleiben möchte, liegt bei ihm selbst.

Die Whistleblowing-Richtlinie legt keine Verpflichtung fest, anonyme Hinweise zu ermöglichen. Die Entscheidung darüber obliegt den Unternehmen oder den Behörden selbst. Auch das Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland hat durch eine Änderung im Vermittlungsausschuss lediglich ein "soll" und kein "muss" hinsichtlich der Anonymität festgelegt.

Die Empfehlung ist jedoch klar: Nur durch Anonymität kann genug Sicherheit und Vertrauen geschaffen werden, um die Scheu vor dem Melden zu verringern. Die meisten Unternehmen, die bereits Hinweisgebersysteme implementiert haben, bieten Kanäle an, die auch anonyme Meldungen ermöglichen.

Das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern bietet arbeitsrechtlichen Schutz für diejenigen, die wichtige Informationen offenlegen. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, keine arbeitsrechtlich nachteiligen Maßnahmen gegenüber dem Hinweisgeber zu ergreifen, einschließlich des Verbots von informellen Maßnahmen wie Mobbing. Sollte das Unternehmen dennoch gegen diese Vorschriften verstoßen und den Hinweisgeber sanktionieren, kann es selbst mit Bußgeldern bestraft werden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz hat das Ziel, sowohl interne als auch externe Kanäle für Hinweisgeber zu schaffen, um ihnen konkrete Möglichkeiten zur Meldung von Verstößen zu geben. Gleichzeitig soll das Gesetz Hinweisgeber vor arbeitsrechtlichen Sanktionen und Repressalien schützen. Nachdem Hinweisgeber in der Vergangenheit oft als Denunzianten galten, wenn sie interne Missstände und Verstöße in Unternehmen oder öffentlichen Behörden gemeldet haben, dürfen sie nun nach dem Gesetz nicht mehr gekündigt, herabgestuft, genötigt oder diskriminiert werden, wenn sie einen Verstoß melden.

Whistleblower-Software ist eine wichtige Möglichkeit, um die Integrität und Transparenz von Unternehmen zu erhöhen. Durch den Einsatz dieser Software können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anonym Hinweise auf Fehlverhalten oder Missstände im Unternehmen geben, ohne dass sie befürchten müssen, dafür Konsequenzen zu erleiden.

Durch die Nutzung von Whistleblower-Software können Unternehmen sicherstellen, dass sie über alle relevanten Informationen verfügen, um Probleme frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Dies kann dazu beitragen, dass Schäden für das Unternehmen vermieden werden und das Vertrauen der Öffentlichkeit gestärkt wird.

Darüber hinaus kann Whistleblower-Software dazu beitragen, eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens im Unternehmen zu fördern. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, dass sie ihre Bedenken anonym melden können, ohne dafür Nachteile zu erfahren, sind sie eher bereit, Probleme anzusprechen und Lösungen vorzuschlagen.

Insgesamt trägt die Nutzung von Whistleblower-Software dazu bei, die Integrität und Transparenz von Unternehmen zu erhöhen. Sie ermöglicht es Mitarbeitern, Bedenken anonym zu äußern und schafft so ein Umfeld des Vertrauens. Durch den Einsatz dieser Software können Unternehmen sicherstellen, dass sie über alle relevanten Informationen verfügen und schnell auf mögliche Probleme reagieren können.

Whistleblower-Software bietet zahlreiche Vorteile im Vergleich zu traditionellen Meldeverfahren wie Hotlines oder E-Mails. Zunächst einmal ermöglicht die Software eine anonyme Meldung von Missständen, was für viele Whistleblower von entscheidender Bedeutung ist. Die Anonymität schützt den Hinweisgeber vor möglichen Repressalien und sorgt dafür, dass er sich sicher fühlt, seine Bedenken und Beobachtungen zu melden.

Ein weiterer Vorteil der Whistleblower-Software ist ihre Benutzerfreundlichkeit. Die Software ist einfach zu bedienen und bietet eine intuitive Oberfläche, die es dem Hinweisgeber erleichtert, seine Meldung abzugeben. Im Gegensatz dazu sind traditionelle Meldeverfahren oft kompliziert und umständlich, was dazu führen kann, dass potenzielle Whistleblower entmutigt werden.

Darüber hinaus bietet die Whistleblower-Software eine sichere Plattform für die Übermittlung von Informationen. Die Daten werden verschlüsselt übertragen und auf sicheren Servern gespeichert, um sicherzustellen, dass sie vor unautorisiertem Zugriff geschützt sind. Im Gegensatz dazu können E-Mails und Hotline-Anrufe leicht abgefangen oder abgehört werden, was ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellt.

Schließlich bietet die Whistleblower-Software auch eine bessere Möglichkeit zur Verwaltung von Meldungen. Die Software ermöglicht es Unternehmen, alle eingehenden Meldungen zentral zu verwalten und zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie angemessen behandelt werden. Dies erleichtert auch die Nachverfolgung von Meldungen und die Überprüfung der Wirksamkeit von Maßnahmen, die ergriffen wurden, um Missstände zu beheben.

Insgesamt bietet Whistleblower-Software zahlreiche Vorteile im Vergleich zu traditionellen Meldeverfahren wie Hotlines oder E-Mails. Sie ermöglicht eine anonyme Meldung von Missständen, ist benutzerfreundlich und bietet eine sichere Plattform für die Übermittlung von Informationen. Darüber hinaus erleichtert sie die Verwaltung von Meldungen und sorgt dafür, dass Unternehmen effektiv auf potenzielle Missstände reagieren können.

Um sicherzustellen, dass Whistleblower-Software effektiv eingesetzt wird und keine Falschmeldungen oder Missbrauch entstehen, müssen Unternehmen einige wichtige Schritte unternehmen.

Zunächst ist es wichtig, dass das Unternehmen klare Richtlinien und Verfahren für den Einsatz der Whistleblower-Software festlegt. Diese Richtlinien sollten klar und präzise sein und den Mitarbeitern des Unternehmens deutlich machen, wie sie die Software verwenden können, um Probleme zu melden.

Darüber hinaus sollte das Unternehmen sicherstellen, dass diejenigen, die die Whistleblower-Software nutzen, geschult werden. Schulungen sollten darauf abzielen, den Mitarbeitern zu vermitteln, wie sie die Software effektiv nutzen können und welche Arten von Problemen gemeldet werden sollten.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Einrichtung eines unabhängigen Überwachungsmechanismus. Dieser Mechanismus sollte sicherstellen, dass alle gemeldeten Probleme ordnungsgemäß untersucht werden und dass keine Falschmeldungen oder Missbrauch entstehen.

Schließlich sollte das Unternehmen sicherstellen, dass es einen klaren Prozess gibt, um Falschmeldungen oder Missbrauch der Whistleblower-Software zu melden. Dies kann dazu beitragen, potenzielle Missbräuche schnell zu erkennen und zu beheben.

Insgesamt ist es wichtig für Unternehmen sicherzustellen, dass Whistleblower-Software effektiv eingesetzt wird und keine Falschmeldungen oder Missbrauch entstehen. Durch klare Richtlinien und Schulungen sowie einen unabhängigen Überwachungsmechanismus und einen klaren Prozess zur Meldung von Missbrauch kann das Unternehmen sicherstellen, dass die Whistleblower-Software effektiv und verantwortungsvoll eingesetzt wird.