Unser Hinweisgebersystem für Ihre Compliance im Unternehmen.
✓ Digitales Hinweisgebersystem
✓ Compliance mit dem HinSchG und LkSG
✓ DSGVO-konform

Das Hinweisgeberschutzgesetz tritt am 2. Juli 2023 in Kraft - jetzt handeln!
Hinweisgebersysteme: Entdecken Sie die unschlagbaren Vorteile für Ihr Unternehmen!
Ein zentrales Anlaufziel für Hinweise auf Fehlverhalten ist das Hinweisgebersystem, welches für Mitarbeitende, Geschäftspartner, Kunden und andere Stakeholder in einem Unternehmen zur Verfügung steht.
Das System ermöglicht dem betroffenen Unternehmen, schnell auf Missstände zu reagieren, den Ruf zu schützen und interne Prozesse zu verbessern.
Angesichts neuer gesetzlicher Vorgaben gewinnt das Thema Hinweisgebersysteme zunehmend an Bedeutung.
Die EU-Whistleblower-Richtlinie, auch als Richtlinie (EU) 2019/1937 bekannt, verfolgt das Ziel, Personen zu schützen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Diese Maßnahme eröffnet Unternehmen eine hervorragende Gelegenheit, ihre bestehenden Whistleblowing-Systeme zu überprüfen und gezielt auszubauen. Es ist von großer Bedeutung, dass Unternehmen auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter hören und ein sicheres Umfeld für das Melden von Fehlverhalten schaffen. Dementsprechend sollten sie sicherstellen, dass ihre Hinweisgebersysteme umfassend sind und den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Durch die konsequente Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie können Unternehmen ihr Ansehen verbessern und das Vertrauen in ihre Integrität stärken.
Unsere Pakete für ein anonymes Hinweisgebersystem
Geeignet für | Unternehmen, die ausschließlich eine Software-Lösung suchen und die Meldestelle intern betreiben | Unternehmen mit 50 - 249 | Unternehmen mit 250 - 499 | Unternehmen ab 500 - 999 |
Ihr monatlicher Preis | ab 70 € | 119 € | 194 € | 294 € |
Einrichtung Hinweisgebersystem | ab 300 € | ab 300 € | ab 300 € | ab 300 € |
Einrichtung des Meldekanals und Anpassung des digitalen Hinweisgebersystems an Ihre Corporate Identity (Firmendesign und Firmenlogo) | ||||
Online-Schulung der Beschäftigten und Führungskräfte | ||||
Dienstleistung als Meldestellenbeauftragter | ||||
optionale Leistungen | ||||
Unsere Leistungen für Ihr Hinweisgebersystem
Ab Ende Juni 2023 wird das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) für Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern, für Unternehmen mit 50 Mitarbeiter ab 17.Dezember 2023 verpflichtend. Eine interne Meldestelle und ein Meldestellenbeauftragter sind dann unverzichtbar. Wir unterstützen Ihr Unternehmen dabei, die gesetzlichen Anforderungen einfach und unkompliziert umzusetzen.
Als zuverlässiger Partner helfen wir Ihnen, maximale Compliance mit minimalem Aufwand zu erreichen. Die Immerce Consulting GmbH verfügt über umfassende Kompetenzen in den Bereichen Hinweisgebersysteme, Datenschutz und IT-Sicherheit. Wir unterstützen Ihr Unternehmen dabei, die Whistleblower-Richtlinie erfolgreich umzusetzen und damit rechtlich abgesichert zu sein.
Zertifizierte Sicherheit Ihrer Daten durch unser Hinweisgebersystem
Wir bieten Ihnen eine absolute Sicherheit für Ihre hochsensiblen Daten. Daher ist es uns ein Anliegen, dass unsere Hinweisgebersysteme ausschließlich in Deutschland gehostet werden.
Darüber hinaus gewährleisten wir Ihnen durch die Nutzung fortschrittlicher Verschlüsselungsverfahren sowie SSL-Zertifikate, dass von außerhalb des Unternehmens kein Zugriff auf Ihre Daten möglich ist.
Intuitiv und effektiv: So einfach geht die Nutzung unseres Hinweisgebersystems
Beim Einreichen einer Meldung wird der Hinweisgeber durch den Prozess behutsam geleitet.
Die Meldung kann auf jedem Gerät, ob Smartphone, Tablet oder PC, problemlos eingegeben werden. Außerdem ist unser Hinweisgebersystem barrierefrei gestaltet, um auch Menschen mit Sehbehinderung die volle Nutzung des Systems zu ermöglichen.
Schutz vor Repressalien: Anonyme Meldungen dank unserem Hinweisgebersystem
Es besteht für Hinweisgeber die Möglichkeit, vertrauliche Informationen anonym an Ihr Unternehmen weiterzuleiten. Während der weiteren Bearbeitung des Hinweises bleibt die Kommunikation mit dem Hinweisgeber selbstverständlich zu 100% anonym.
Mithilfe eines sicheren Postfachs ist es Ihrem Investigations-, HR-, Rechts- oder Compliance Team jederzeit möglich, den Kontakt zu den Hinweisgebern aufrechtzuerhalten und zusätzliche Informationen anzufordern.
Design des Hinweisgebersystem perfekt auf Ihr Unternehmen abgestimmt
Es gibt zahlreiche Funktionen, die Ihnen von Anfang an zur Verfügung stehen, wenn Sie unser System nutzen. Sollten Sie jedoch weitere Anforderungen haben, können wir das System und seine Funktionen individuell anpassen.
Darüber hinaus können wir das Design des Systems an Ihre Unternehmensidentität anpassen, indem wir Ihre Unternehmensfarben und Ihr Logo integrieren.
Compliance in nur 5 Stunden
Sie sind auf der Suche nach einer schnellen und unkomplizierten Lösung zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems? Wir haben genau das Richtige für Ihr Unternehmen! Wir übernehmen die Einrichtung Ihres Systems und garantieren Ihnen eine zeitsparende und reibungslose Abwicklung. In nur fünf Stunden können Sie sich über ein funktionierendes Hinweisgebersystem freuen. Lassen Sie uns Ihnen helfen, Ihre Unternehmenssicherheit zu erhöhen und Mitarbeiter zu schützen.
Wir übernehmen den Rest, genauer:
- die Einrichtung und Konfiguration Ihres Meldesystems
- die Erstellung der Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA)
- die Erstellung der notwendigen Informationen nach Art. 12 DSGVO
Während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, unterstützen wir Sie mit der führenden Whistleblower-Software. Unser digitales Hinweisgebersystem hilft Ihrem Unternehmen dabei, ihre gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen und ermöglicht Ihren Mitarbeitern eine sichere und anonyme Meldung von Fehlverhalten. Sie können sich auf uns verlassen, um Ihre Compliance zu gewährleisten und ein vertrauensvolles Arbeitsumfeld zu schaffen.
Referenzen - Auszug unserer Kunden:
Unsere Whistleblower-Software erfüllt alle Anforderungen:
- Benutzerfreundlich
Unsere Software für Hinweisgeber ist benutzerfreundlich und leicht verständlich. Das Einreichen von Meldungen ist kinderleicht und erfordert nur wenige Handgriffe. - DSGVO-konform
Im Kontext von Whistleblowing müssen personenbezogene Daten gemäß der DSGVO besonders geschützt werden. Unser Hinweisgebersystem erfüllt diesen Anspruch in vollem Umfang, indem es sämtliche personenbezogenen Daten DSGVO-konform erhebt, verarbeitet, speichert und löscht. Durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleisten wir höchsten Datenschutz. Darüber hinaus erfüllt die Datenspeicherung Ihre Rechenschaftspflicht gemäß DSGVO. - Sicher
Unser oberstes Ziel ist es, die Sicherheit deiner persönlichen Daten und jeglicher anderer Informationen zu gewährleisten, indem wir uns aktiv gegen Hacker-Angriffe und Datenlecks absichern. Wir setzen regelmäßige Sicherheits- und Penetrationstests ein, um unsere Systeme zu überprüfen und potenzielle Schwachstellen aufzudecken. Mit unserem engagierten Team arbeiten wir unermüdlich daran, die höchsten Sicherheitsstandards zu erfüllen und unsere Kunden vor jeglicher Art von Datenverlust zu schützen. - Anonym
Wir bieten Ihnen eine effektive Möglichkeit, um Whistleblower zu ermutigen und gleichzeitig ihre Angst vor negativen Konsequenzen zu minimieren. Durch unser spezielles Hinweisgebersystem können Ihre Mitarbeiter zwischen einer vertraulichen (nicht anonymen) und einer anonymen Meldung wählen. Somit wird die Bereitschaft zur Meldung von Fehlverhalten oder Missständen gesteigert und gleichzeitig wird die Identität des Hinweisgebers geschützt. Mit dieser Maßnahme schaffen Sie ein transparentes Arbeitsumfeld und fördern das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in das Unternehmen. - Personalisierbar
Unsere Whistleblower-Software bietet eine flexible Benutzeroberfläche, die individuell an Ihr Corporate Design angepasst werden kann. Damit schaffen wir eine vertrauensvolle Atmosphäre für Ihre Mitarbeiter, die sich sicher fühlen sollen, wenn sie Missstände melden. Unsere Lösung ist nicht nur funktional, sondern auch ästhetisch ansprechend, da sie sich vollständig in das visuelle Konzept Ihres Unternehmens integriert. Wir legen großen Wert darauf, dass die Nutzung unserer Software für alle Beteiligten angenehm und vertrauensvoll ist.. - Effektiv in der Kommunikation
Um eine Meldung zu verarbeiten, bleiben wir als Hinweisempfänger in ständigem Kontakt mit dem anonymen Hinweisgeber. Die Whistleblower-Software erleichtert die Kommunikation in beide Richtungen erheblich. Wir halten den Hinweisgeber über den Fortschritt der Fallbearbeitung bis spätestens drei Monate nach der Meldung auf dem Laufenden. Die Identität des Whistleblowers wird während der gesamten Kommunikation geschützt.
Externer Meldestellenbeauftragter – Vorteile
Gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz ist es erforderlich, einen Meldestellenbeauftragten zu ernennen, der eingehende Hinweise entgegennimmt und bearbeitet. Vermeiden Sie es, wertvolle Personalressourcen für diese Aufgabe zu verschwenden. Als externer Meldestellenbeauftragter können wir Ihnen helfen, die Compliance in Ihrem Unternehmen sicherzustellen und Sie entlasten. Mit uns als Partner können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während wir uns um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen kümmern.
Unsere Aufgaben als externer Meldestellenbeauftragter
- Wir richten für Sie das digitale Hinweisgebersystem ein
- Wir betreiben für Sie die interne Meldestelle
- Wir nehmen eingehende Meldungen entgegen und prüfen diese auf Plausibilität
- Wir informieren die Hinweisgeber fristgerecht über den Eingang der Meldung
- Wir stehen in Kontakt mit den Hinweisgebern und holen bei Bedarf weitere Informationen ein
- Wir informieren alle Beteiligten über die Meldung
- Wir unterstützen Sie, falls gewünscht, bei der Fallbearbeitung und ergreifen Folgemaßnahmen
- Wir bearbeiten, speichern und löschen alle Daten gesetzeskonform
Ihre Vorteile mit uns als externem Whistleblower-Beauftragten:
- Sie müssen keine Mitarbeiter für die Tätigkeit als Meldestellenbeauftragter einspannen
- Sie müssen keine Schulung für einen internen Whistleblower-Beauftragten organisieren
- Sie sparen personelle und zeitliche Ressourcen
- Sie riskieren keine Fehler bei der Fallbearbeitung
- Sie profitieren von unserer Expertise in den Bereichen Datenschutz und IT-Sicherheit
- Sie vermeiden Interessenkonflikte
Kurzum: Sie bekommen maximale Compliance im Hinweisgeberschutz mit minimalem Aufwand und Risiko.
Was kostet der Hinweisgeberschutz?
Unser Angebot ist maßgeschneidert für Unternehmen jeder Größenordnung. Profitieren Sie von unserem Service als Beauftragter für Meldestellen und erwerben Sie die Whistleblower-Software zu einem exklusiven Preis. Ein unschlagbarer Vorteil für Sie!
Wie sieht die Zusammenarbeit aus?
- Sie beauftragen die Immerce Consulting GmbH als externen Meldestellenbeauftragten.
- Wir richten die Hinweisgeber-Software in Ihrem Unternehmen ein und stellen Ihnen eine individuelle Richtlinie mit allen relevanten Unterlagen zur Verfügung.
- Wir weisen über eine Online-Schulung Ihre Mitarbeiter in die Nutzung des Hinweisgebersystems ein.
- Wir nehmen eingehende Hinweise entgegen, prüfen diese und bestätigen den Eingang der Meldung gegenüber dem Hinweisgeber innerhalb der gesetzlichen Fristen. Wir informieren Betroffene über Meldungen und unterstützen Ihr Unternehmen bei der Fallbearbeitung.
- Auch wenn gerade keine Meldungen eingehen, stehen wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern bei Fragen rund um den Hinweisgeberschutz oder Datenschutz zur Verfügung.
Was versteht man unter Hinweisgebersysteme?
Wenn ein Informant, sei es intern oder extern, eine unangemessene Handlung, die innerhalb des Unternehmens stattfindet, aufdeckt, nennt man dies "Whistleblowing". Diese vertrauliche Mitteilung kann auf tatsächliche oder potenzielle Verstöße hinweisen, die bereits begangen wurden oder in naher Zukunft begangen werden könnten. Daher ist ein System für Hinweisgeber ein unverzichtbarer Bestandteil eines effektiven Compliance-Managements, da es ermöglicht, potenzielle Verstöße aufzudecken.
Ein System für Hinweisgeber besteht aus verschiedenen Komponenten, die gemeinsam dazu dienen, Hinweise jeglicher Art transparent zu bearbeiten und somit deren Aufklärung zu ermöglichen. Neben einem klaren Prozess, der sämtliche Handlungsschritte festlegt, ist in der Regel auch eine IT-Lösung Teil des Hinweisgebersystems. Diese erleichtert es Whistleblowern, ihre Meldungen abzugeben und den gesamten Prozess zu dokumentieren. Richtlinien tragen zusätzlich dazu bei, die Rechte und Pflichten aller beteiligten Personen - wie Hinweisgeber, Beschuldigte oder aufklärende Stellen - einheitlich festzulegen. Auf diese Weise kann das Unternehmen sicherstellen, dass angemessene Folgemaßnahmen ergriffen werden und jederzeit über den aktuellen Stand der Dinge informiert ist.
Was sind die Vorteile eines Hinweisgebersystems für Ihr Unternehmen?
Eine Untersuchung der Association of Certified Fraud Examiners hat sich mit 2.690 Fällen von Betrug befasst, die in einem Zeitraum von Januar 2016 bis Oktober 2017 untersucht wurden. Die Analyse ergab, dass 40 Prozent der Fälle durch einen Hinweis entdeckt wurden, wobei mehr als jeder zweite Hinweis (53 Prozent) von einem Mitarbeiter stammte. Diese Ergebnisse verdeutlichen die wichtige Rolle von Mitarbeitern bei der Aufdeckung von Betrug und zeigen, dass eine offene Kommunikation innerhalb des Unternehmens dazu beitragen kann, kriminelle Handlungen zu verhindern und zu bekämpfen.
FAQ
Eine Richtlinie ist ein bindender Rechtsakt, der ein gemeinsames Ziel für alle Mitgliedsländer der Europäischen Union vorgibt. Die Umsetzung dieses Ziels obliegt jedoch den einzelnen Ländern, die eigene Gesetze erlassen müssen, um die Vorgaben umzusetzen. Ein konkretes Beispiel hierfür ist die EU-Richtlinie bezüglich Hinweisgeberschutz, welche Unternehmer gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie dazu verpflichtet, Meldekanäle für Whistleblower einzuführen und geeignete Maßnahmen zur Verfolgung eingehender Hinweise zu ergreifen. Digitale Lösungen haben sich in der Praxis als effektive Hinweisgebersysteme bewährt.
Es ist für Arbeitgeber gesetzlich vorgeschrieben, ein Hinweisgebersystem einzuführen. Doch es bietet nicht nur eine reine Pflichterfüllung, sondern bringt auch Vorteile für den Alltag im Unternehmen mit sich.
Ein gut organisiertes Hinweisgebersystem kann dazu beitragen, dass die eigenen Beschäftigen geschützt werden. Denn dadurch steigt die Bereitschaft, sensible Hinweise abzugeben, während die Angst vor Repressalien abnimmt. Besonders vorteilhaft ist es, wenn ein unabhängiger Dienstleister das System zur Verfügung stellt und betreibt.
Sobald das Hinweisgebersystem eingerichtet ist, können durch Vorbeugen bei gehäuften Auffälligkeiten Kosten gesenkt werden. Das Potential steigt durch die schnellen Reaktionsmöglichkeiten des Arbeitgebers nach dem Eingang eines Hinweises und die dadurch resultierende effiziente Aufklärungsmöglichkeit.
Unternehmen können mit einem gut organisierten Hinweisgebersystem letztlich Risiken minimieren. Frühzeitiges Wissen und die Sensibilisierung von Fehlverhalten senken finanzielle Risiken, Haftungsrisiken und Reputationsrisiken.
Wir möchten Ihnen ein effektives Hinweisgebersystem ans Herz legen, welches sämtliche Meldewege bereithält. Hierbei empfehlen wir nicht nur eine telefonische Hotline sowie die Möglichkeit eines persönlichen Treffens, sondern auch einen anonymen, digitalen Kanal zur Meldung von Vorfällen. Nur durch die Kombination verschiedener Meldewege können wir sicherstellen, dass alle potentiellen Hinweisgeber die Möglichkeit haben, Vorfälle zu melden. Wir sind davon überzeugt, dass ein solches System die Sicherheit und Integrität Ihres Unternehmens maßgeblich stärken wird.
Das frisch verabschiedete Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern bietet eine vielversprechende Möglichkeit, um eine konzernweite Lösung zu implementieren. Hierbei handelt es sich um die Errichtung eines zentralen Hinweisgebersystems, welches für alle Tochter- und Konzerngesellschaften zugänglich ist.
Diese Lösungsmöglichkeit wurde vom Rechtsausschuss während des gesamten Gesetzgebungsverfahrens ausdrücklich befürwortet (siehe Beschlussempfehlung HinSchG, S. 56). Mit der Einführung eines Konzernsystems können einzelne Konzerngesellschaften, die üblicherweise nicht über eine eigene Compliance-Funktion oder gar eine Compliance-Abteilung verfügen, ihre interne Meldestelle an ein Konzernunternehmen auslagern.
Eine zentrale Meldestelle auf Konzernebene kann nur dann effektiv sein, wenn sie unabhängig ist und die Vertraulichkeitspflichten wahrt. Es darf auch keine Hürden für den Hinweisgeber geben, insbesondere keine sprachlichen Barrieren. Daher sollte ein Hinweis in der jeweiligen Arbeitssprache der Einzelgesellschaft abgegeben werden können. Der deutsche Gesetzgeber vergleicht die zentrale Meldestelle mit dem Outsourcing an eine externe Kanzlei, da beide als Dritte im Sinne der EU-Whistleblowing-Richtlinie gelten. Trotzdem bleibt die Verantwortung für die Untersuchung, Behebung und Bestrafung von gemeldeten Vorfällen bei jeder Konzerngesellschaft.
Die unterschiedlichen nationalen Regelungen innerhalb Europas stellen Unternehmen mit grenzüberschreitender Tätigkeit vor eine große Herausforderung. Insbesondere die Implementierung einer zentralen Compliance-Funktion gestaltet sich schwierig, da einige Länder eine separate Meldestelle für jede Konzerngesellschaft fordern. Diese Heterogenität bedeutet, dass Unternehmen sich auf ein komplexes Regelwerk einstellen müssen, um den Anforderungen gerecht zu werden.
Obwohl die EU-Whistleblower-Richtlinie Unternehmen nicht dazu zwingt, auch Hinweise von Personen außerhalb des Unternehmens zu akzeptieren, empfehlen wir dringend, dies im Hinblick auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz zu tun. Letzteres sieht nämlich vor, dass ein Beschwerdeverfahren eingerichtet werden muss, und es ist daher sinnvoll, ein Hinweisgebersystem zu schaffen, das auch für Externe zugänglich ist.
Wir empfehlen Ihnen daher, Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass Hinweise von allen Parteien ernst genommen werden und dass die notwendigen Schritte unternommen werden, um die Integrität Ihrer Organisation zu wahren.
Eine externe Meldestelle ist eine Institution außerhalb der betroffenen Organisation, die es Hinweisgebern ermöglicht, Fehlverhalten und Missstände mündlich oder schriftlich zu melden. Dies kann entweder an eine externe Behörde oder an die Öffentlichkeit gerichtet sein. Die Funktion einer solchen Stelle besteht darin, eine vertrauliche und sichere Umgebung zu schaffen, in der Whistleblower ihre Bedenken ohne Konsequenzen ausdrücken können. Es ist ein wichtiger Schritt zur Förderung der Integrität und Transparenz von Unternehmen und Institutionen, da es dazu beiträgt, Missstände und Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften aufzudecken und zu beheben.
Ein Hinweisgeber oder Whistleblower ist eine Person, die auf Rechtsverstöße oder unethisches Verhalten innerhalb einer Organisation – sei es ein Unternehmen der Privatwirtschaft oder eine öffentliche Stelle – aufmerksam wird und beschließt, dies entweder den Verantwortlichen im Unternehmen oder der Öffentlichkeit bekannt zu machen, entweder unter Klarnamen oder anonym. Diese mutigen Individuen sind oft diejenigen, die Missstände aufdecken und dazu beitragen, eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit zu fördern.
Bis zum 02.07.2023 müssen alle Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von mehr als 249 ein Hinweisgebersystem implementiert haben. Für Unternehmen, deren Mitarbeiterzahl zwischen 50 und 249 liegt, ist eine Umsetzung bis zum Dezember 2023 vorgesehen. Es handelt sich hierbei um eine gesetzliche Vorgabe, die Unternehmen dazu verpflichtet, geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen.
Die Einführung eines Hinweisgebersystems ist ein wichtiger Schritt, um die Integrität und Transparenz innerhalb eines Unternehmens zu sichern und Missstände aufzudecken. Die Umsetzung dieser Vorgabe erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung, die sich an den individuellen Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens orientieren muss. Es ist wichtig, dass Unternehmen diese Fristen einhalten, um möglichen Sanktionen vorzubeugen.
Durch den Einsatz von Hinweisgebersystemen haben Whistleblower und andere Hinweisgebende die Möglichkeit, anonyme Meldungen über beobachtete Missstände oder Regelverstöße abzugeben, ohne dabei negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Dabei können Beschäftigte, Lieferanten oder einfache Bürgerinnen und Bürger von dieser Option Gebrauch machen. Egal wer sich für eine Meldung entscheidet, es besteht keine Gefahr von Kündigungen, Diskriminierung am Arbeitsplatz, Einschüchterung oder einer Versetzung.
Die verschiedenen Meldekanäle der Hinweisgebersysteme bieten den Hinweisgebenden eine breite Auswahl an Möglichkeiten, um ihre Meldungen abzugeben. Dabei reichen die Kanäle von traditionellen Briefkästen über sprachbasierte Systeme wie Telefonhotlines bis hin zu digitalen Hinweisgebersystemen oder Kombinationen aus verschiedenen Kanälen, die eine sichere Kommunikation von Missständen ermöglichen. Interne oder externe Ombudsleute können ebenfalls als Meldekanal genutzt werden.
Das Hinweisgeberschutzgesetz schreibt die Etablierung eines speziellen Hinweisgebersystems bzw. einer "Meldestelle" vor. Neben dieser Vorgabe gibt es auch weitere rechtliche Verpflichtungen, die ein solches System erforderlich machen. So fordern beispielsweise Art. 8 der Whistleblower Richtlinien sowie § 52 Abs. 1 des Geldwäschegesetzes, § 8 des Lieferkettengesetzes, § 25a Abs. 1 Satz 6 Nr. 3 des Kreditwesensgesetzes und § 23 Abs. 6 des Versicherungsaufsichtsgesetzes die Einrichtung eines Hinweisgebersystems. Diese Regelungen sollen sicherstellen, dass mögliche Missstände in Unternehmen und Organisationen schnell erkannt und behoben werden können, insbesondere im Hinblick auf Korruption, Geldwäsche und andere Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen.
Nach Abschluss des Verfahrens muss die Dokumentation der Meldung innerhalb von drei Jahren gelöscht werden, wie es § 11 Abs. 5 HinSchG vorsieht. Diese Frist soll eine Übereinstimmung mit der zivilrechtlichen Verjährungsfrist schaffen. Allerdings bleibt die Frage offen, wie die siebenjährige Aufbewahrungsfrist des Meldeverfahrens nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz mit der dreijährigen Frist nach dem HinSchG in Einklang zu bringen ist. Unternehmen sind daher angehalten, ein strenges Löschungskonzept zu erarbeiten und einzuhalten, um Konflikte zu vermeiden.
Whistleblowing beschreibt das Aufdecken von Rechtsverletzungen oder unmoralischen Praktiken innerhalb einer Organisation durch eine Person innerhalb der Organisation oder einen unabhängigen Dritten, auch bekannt als Whistleblower oder Informant. Der Informant kann seine Bedenken direkt an die betreffende Organisation, Behörden oder die Öffentlichkeit weitergeben. Die Entscheidung, ob der Informant seine Identität preisgeben oder anonym bleiben möchte, liegt bei ihm selbst.
Die Whistleblowing-Richtlinie legt keine Verpflichtung fest, anonyme Hinweise zu ermöglichen. Die Entscheidung darüber obliegt den Unternehmen oder den Behörden selbst. Auch das Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland hat durch eine Änderung im Vermittlungsausschuss lediglich ein "soll" und kein "muss" hinsichtlich der Anonymität festgelegt.
Die Empfehlung ist jedoch klar: Nur durch Anonymität kann genug Sicherheit und Vertrauen geschaffen werden, um die Scheu vor dem Melden zu verringern. Die meisten Unternehmen, die bereits Hinweisgebersysteme implementiert haben, bieten Kanäle an, die auch anonyme Meldungen ermöglichen.
Das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern bietet arbeitsrechtlichen Schutz für diejenigen, die wichtige Informationen offenlegen. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, keine arbeitsrechtlich nachteiligen Maßnahmen gegenüber dem Hinweisgeber zu ergreifen, einschließlich des Verbots von informellen Maßnahmen wie Mobbing. Sollte das Unternehmen dennoch gegen diese Vorschriften verstoßen und den Hinweisgeber sanktionieren, kann es selbst mit Bußgeldern bestraft werden.
Das Hinweisgeberschutzgesetz hat das Ziel, sowohl interne als auch externe Kanäle für Hinweisgeber zu schaffen, um ihnen konkrete Möglichkeiten zur Meldung von Verstößen zu geben. Gleichzeitig soll das Gesetz Hinweisgeber vor arbeitsrechtlichen Sanktionen und Repressalien schützen. Nachdem Hinweisgeber in der Vergangenheit oft als Denunzianten galten, wenn sie interne Missstände und Verstöße in Unternehmen oder öffentlichen Behörden gemeldet haben, dürfen sie nun nach dem Gesetz nicht mehr gekündigt, herabgestuft, genötigt oder diskriminiert werden, wenn sie einen Verstoß melden.
Whistleblower-Software ist eine wichtige Möglichkeit, um die Integrität und Transparenz von Unternehmen zu erhöhen. Durch den Einsatz dieser Software können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anonym Hinweise auf Fehlverhalten oder Missstände im Unternehmen geben, ohne dass sie befürchten müssen, dafür Konsequenzen zu erleiden.
Durch die Nutzung von Whistleblower-Software können Unternehmen sicherstellen, dass sie über alle relevanten Informationen verfügen, um Probleme frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Dies kann dazu beitragen, dass Schäden für das Unternehmen vermieden werden und das Vertrauen der Öffentlichkeit gestärkt wird.
Darüber hinaus kann Whistleblower-Software dazu beitragen, eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens im Unternehmen zu fördern. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, dass sie ihre Bedenken anonym melden können, ohne dafür Nachteile zu erfahren, sind sie eher bereit, Probleme anzusprechen und Lösungen vorzuschlagen.
Insgesamt trägt die Nutzung von Whistleblower-Software dazu bei, die Integrität und Transparenz von Unternehmen zu erhöhen. Sie ermöglicht es Mitarbeitern, Bedenken anonym zu äußern und schafft so ein Umfeld des Vertrauens. Durch den Einsatz dieser Software können Unternehmen sicherstellen, dass sie über alle relevanten Informationen verfügen und schnell auf mögliche Probleme reagieren können.
Whistleblower-Software bietet zahlreiche Vorteile im Vergleich zu traditionellen Meldeverfahren wie Hotlines oder E-Mails. Zunächst einmal ermöglicht die Software eine anonyme Meldung von Missständen, was für viele Whistleblower von entscheidender Bedeutung ist. Die Anonymität schützt den Hinweisgeber vor möglichen Repressalien und sorgt dafür, dass er sich sicher fühlt, seine Bedenken und Beobachtungen zu melden.
Ein weiterer Vorteil der Whistleblower-Software ist ihre Benutzerfreundlichkeit. Die Software ist einfach zu bedienen und bietet eine intuitive Oberfläche, die es dem Hinweisgeber erleichtert, seine Meldung abzugeben. Im Gegensatz dazu sind traditionelle Meldeverfahren oft kompliziert und umständlich, was dazu führen kann, dass potenzielle Whistleblower entmutigt werden.
Darüber hinaus bietet die Whistleblower-Software eine sichere Plattform für die Übermittlung von Informationen. Die Daten werden verschlüsselt übertragen und auf sicheren Servern gespeichert, um sicherzustellen, dass sie vor unautorisiertem Zugriff geschützt sind. Im Gegensatz dazu können E-Mails und Hotline-Anrufe leicht abgefangen oder abgehört werden, was ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellt.
Schließlich bietet die Whistleblower-Software auch eine bessere Möglichkeit zur Verwaltung von Meldungen. Die Software ermöglicht es Unternehmen, alle eingehenden Meldungen zentral zu verwalten und zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie angemessen behandelt werden. Dies erleichtert auch die Nachverfolgung von Meldungen und die Überprüfung der Wirksamkeit von Maßnahmen, die ergriffen wurden, um Missstände zu beheben.
Insgesamt bietet Whistleblower-Software zahlreiche Vorteile im Vergleich zu traditionellen Meldeverfahren wie Hotlines oder E-Mails. Sie ermöglicht eine anonyme Meldung von Missständen, ist benutzerfreundlich und bietet eine sichere Plattform für die Übermittlung von Informationen. Darüber hinaus erleichtert sie die Verwaltung von Meldungen und sorgt dafür, dass Unternehmen effektiv auf potenzielle Missstände reagieren können.
Um sicherzustellen, dass Whistleblower-Software effektiv eingesetzt wird und keine Falschmeldungen oder Missbrauch entstehen, müssen Unternehmen einige wichtige Schritte unternehmen.
Zunächst ist es wichtig, dass das Unternehmen klare Richtlinien und Verfahren für den Einsatz der Whistleblower-Software festlegt. Diese Richtlinien sollten klar und präzise sein und den Mitarbeitern des Unternehmens deutlich machen, wie sie die Software verwenden können, um Probleme zu melden.
Darüber hinaus sollte das Unternehmen sicherstellen, dass diejenigen, die die Whistleblower-Software nutzen, geschult werden. Schulungen sollten darauf abzielen, den Mitarbeitern zu vermitteln, wie sie die Software effektiv nutzen können und welche Arten von Problemen gemeldet werden sollten.
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Einrichtung eines unabhängigen Überwachungsmechanismus. Dieser Mechanismus sollte sicherstellen, dass alle gemeldeten Probleme ordnungsgemäß untersucht werden und dass keine Falschmeldungen oder Missbrauch entstehen.
Schließlich sollte das Unternehmen sicherstellen, dass es einen klaren Prozess gibt, um Falschmeldungen oder Missbrauch der Whistleblower-Software zu melden. Dies kann dazu beitragen, potenzielle Missbräuche schnell zu erkennen und zu beheben.
Insgesamt ist es wichtig für Unternehmen sicherzustellen, dass Whistleblower-Software effektiv eingesetzt wird und keine Falschmeldungen oder Missbrauch entstehen. Durch klare Richtlinien und Schulungen sowie einen unabhängigen Überwachungsmechanismus und einen klaren Prozess zur Meldung von Missbrauch kann das Unternehmen sicherstellen, dass die Whistleblower-Software effektiv und verantwortungsvoll eingesetzt wird.